Главбух ушел в отпуск — бизнес работает

Как минимум один раз в год главного бухгалтера надо отпустить на отдых. Как подготовиться к отпуску главбуха так, чтобы не отрывать его от моря и коктейлей срочными звонками из офиса?

Совет 1

Заранее выберите кандидатуру специалиста, которому передадите дела на время отсутствия. Право подписывать счета-фактуры и первичку можно временно делегировать, опираясь на ФЗ № 402 от 06.12.2011 “О бухгалтерском учете”. Издайте приказ (причина - производственная необходимость). Оформите временную карточку. В ней указаны данные и образец подписи заменяющего лица. Передача полномочий заранее оформляется официально как временное совместительство, перевод сотрудника или замещение.

Совет 2

Временно передоверьте ведение электронного документооборота с налоговой. Заготовьте стандартные варианты отчетов и ответов на простые запросы. Предприятиям на УСН с онлайн-отчетностью достаточно вовремя высылать квитанции в ответ на требования налоговой о предоставлении документов. Подготовьте краткую инструкцию для своего заместителя о том, как проверить письма из ФНС. Настройте уведомления о поступлении новых документов.

Совет 3

Перенесите встречи, мероприятия и не забудьте сообщить о своем отъезде в отпуск ключевым партнерам, клиентам, поставщикам. Дайте им координаты своего заместителя. Предупредите его о тех, с кем необходимо поддерживать активный диалог в случае обращения, кого - переключать на директора или проектного менеджера. В электронной почте и мессенджерах настройте оповещение о том, что вы в отпуске. Стоит сделать переадресацию писем на адрес заместителя. Опытные главбухи советуют на отдыхе вообще не открывать рабочую почту и отключить телефон.

Совет 4

Составьте инструкции на случай непредвиденных ситуаций. Подготовьте заранее письмо для налоговой или образец запроса о продлении сроков ответа на требование. Проинструктируйте подчиненных, как вести себя в случае поступления неожиданных вопросов. Предостерегите своего заместителя как от неоправданных опозданий с ответом, так и от излишней откровенности.

Совет 5

Имейте под рукой контакты опытного налогового юриста на случай срочной консультации. Свои контакты оставляйте только проверенным людям, которые не станут беспокоить вас по пустякам.